Topgrading is een techniek voor het interviewen van nieuwe kandidaten of medewerkers die in aanmerking komen voor promotie. Het is ontstaan uit frustratie over de bestaande HR praktijk en door Brad Smart al in de jaren ’90 ontwikkeld. De techniek is ontworpen om een beter beeld te vormen over de persoonlijkheid en de achtergrond van iedere kandidaat.

Het proces is een stuk intensiever dan het standaard wervings- en selectie interview, waarbij een aantal werkervaringen uit het verleden worden uitgelicht en besproken. Het resultaat is een zo compleet mogelijk beeld van de persoonlijkheid van de kandidaat, waardoor je als werkgever de juiste persoon kiest en niet de kostbare fout maakt door de verkeerde kandidaat aan te nemen.

Stappen van het interview

Het top grading interview start met een gedetailleerde omschrijving van de vaardigheden, ervaring en persoonlijke kwaliteiten die nodig zijn om de vacature in te vullen. Je kunt beginnen met een introductie binnen het bedrijf om direct te leren of de persoon wel bij de organisatie past. Het kan zijn dat er dan al geen match is. Daar is niet altijd tijd voor.

Vervolgens beschrijft iedere kandidaat de loopbaan van school tot nu. Een team van twee personen, getraind in de top grading interviewtechnieken, neemt een vervolginterview af, dat minimaal drie uur duurt waarbij wordt gevraagd naar de opleiding, werkervaringen en persoonlijke motivaties. Vervolgens worden door de kandidaat zelf telefoongesprekken ingepland met voormalige werkgevers of stagebegeleiders. Hierdoor zorg je dat zaken niet gunstiger worden beschreven dan de werkelijkheid.

Interview vragen

De vragen van het topgrading interview zijn ontworpen om de denkpatronen van de kandidaat te achterhalen, wat de persoonlijke waarden zijn hoe hij of zij omgaat met anderen. Bijvoorbeeld: “Beschrijf de meest invloedrijke ervaringen die je persoonlijk hebben gevormd” of “geef een voorbeeld van je grootste teleurstelling tijdens je studiejaren”. ”Wat waren je doelen bij je vorige werkgever en heb je die wel/niet gehaald en waarom wel/niet?” Of “als je iets aan jezelf zou willen veranderen, wat zou dat zijn?”

Het zijn vragen waar kandidaten uit hun ‘comfortzone’ moeten gaan om ze te kunnen beantwoorden. De antwoorden bieden een blik in de emotionele belevingswereld van de kandidaat.

Voorbereiding

Iedere kandidaat krijgt echter wel de tijd om hun CV te verreiken en zich voor te bereiden op het interview. Ze krijgen tijd om na te denken over ervaringen uit het verleden waarbij vaardigheden, aanleg en persoonlijke eigenschappen tot hun recht zijn gekomen. De interviewer dient ook goed beslagen ten ijs te komen. De selectie criteria waarmee kandidaten kunnen worden vergeleken, meestal 15 tot 20, moeten worden voorbereid.

Daarnaast worden de vragen goed voorbereid op basis van de aangeleverde CV’s en het portfolio.

Scorelijst

De twee interviewers scoren iedere kandidaat volgens de gewenste competenties en maken beiden een lijst met sterke en zwakke punten. Daarbij wordt ook een advies uitgebracht voor toekomstige ontwikkelpunten, mocht de kadidaat kiezen voor de baan.

Tot slot wordt iedere kandidaat onderverdeeld in één van de drie categorieën:

A-spelers: deze vertegenwoordingen de top 10 procent
B-spelers: die vallen in de volgende 25 procent groep
C-spelers: de overige

Alleen A-spelers komen in aanmerking voor de volgende stap.

Team interviews

De kandidaat heeft de laatste fase bereikt en lijkt op alle fronten te passen bij de openstaande vacature. Nu is het van belang dat hij of zij ook goed in het team past. Binnen de organisatie worden drie tot vier mensen aangewezen om de laatste interviews af te nemen. Ieder teamlid bereid verschillende complementaire vragen voor die gaan over de dagelijkse praktijk en hoe de potentiële kandidaat omgaat met uitdagingen waar zij persoonlijk tegenaan lopen. Bijvoorbeeld: “mijn design werd laatst afgekeurd door een klant”. Hoe zou jij dit aanpakken?”. Of “ik ben vastgelopen in de conceptfase van het designproces en moet over twee uur een presentatie geven aan de klant. Wat doe je”? Maar ook meer praktische vragen, zoals “ik wil mijn ontwerpbestanden aanleveren aan de developer, welke tools gebruik je daarvoor?”.

De mening van de individuele teamleden wordt geevalueerd en meegenomen in het eindoordeel. Ze moeten tenslotte intensief met elkaar gaan samenwerken. Als alle teamleden na de interviews ‘thumbs up’ geven is de kandidaat aangenomen.

The ability to make good decisions regarding people represents one of the last reliable sources of competitive advantage, since very few organizations are very good at it. 

Peter Drucker — Hoogleraar organisatieleer

Lees meer over Top Grading technieken in het boek Who, van Geoff Smart.